AI-assistent vastab meeskonna küsimustele ettevõtte dokumentide põhjal ja näitab, kust vastus pärineb. Assistent kasutab ainult heakskiidetud dokumente, järgib ligipääsureegleid ja annab märku, kui kindlat vastust ei leidu. Olulised vastused tuleb allikast üle kontrollida.
Probleem
Reeglid, tööjuhendid ja projektiinfo on eri kaustades laiali. Samade faktiküsimustega pöördutakse kolleegide poole iga nädal.
Kes kinnitab ostutellimuse?
- Ostureeglid
Ostutellimuse kinnitab osakonnajuht.
- Kehtivad dokumendidIgast reeglist ja juhendist on üks kehtiv versioon.
- Määratud sisu eest vastutajadKeegi hoiab dokumente ajakohasena ja vastab küsimustele, mida assistent lahendada ei saa.
- Selge kasutajarühmÜks meeskond ja teadaolevad korduvad küsimused.
- Rakendatavad ligipääsureeglidÕigused, mida saab järgida iga dokumendi puhul eraldi.
Ühe meeskonna töötav assistent, mida testime päris küsimustega.
- AKontrollitud dokumendikoguAinult heakskiidetud dokumendid, millele kasutajal on ligipääs.
- BVastuse vormMeeskonnaga kokku lepitud lühike ja arusaadav vastus.
- CAllikaviitedAllikaviited aitavad meeskonnal kontrollida vastust heakskiidetud dokumentide põhjal.
- DKüsimus jõuab inimeseniKui allikad puuduvad või on vastuolus, jõuab küsimus vastutava inimeseni.
- Dokumentide ja õiguste läbivaatamine Enne teabe lisamist.
- Testimine päris küsimustega Küsimused, mida meeskond tegelikult küsib.
- Teadaolevad piirangud Paneme kirja ja selgitame kasutajatele.
- Juhised kasutajatele ja haldajatele Kuidas küsida, kontrollida ja sisu hallata?
- Üleandmine Sinu määratud sisu eest vastutajatele.
- 01
Kasutajate ja eesmärgi määramineKes küsib ja mille kohta? - 02
Dokumentide läbivaatamineVersioonid, vastutajad ja ligipääsud. - 03
Dokumendikogu ettevalmistamineHeakskiidetud allikate kogumine. - 04
SeadistamineVastuse vorm ja inimese poole suunamine. - 05
HindaminePäris küsimused, mida kontrollib meeskond. - 06
Parandamine ja üleandmineParandused, juhised ja vastutus.
Kuidas saab vastust kontrollida?
Ava viidatud allikas. Ebaselge küsimuse korral pöördu sisu eest vastutaja poole.
Kes hoiab dokumente ajakohasena?
Sinu määratud sisu eest vastutajad. Meie seadistame ja testime assistenti heakskiidetud dokumendikogu ja kokkulepitud ligipääsureeglite järgi.
Kui kaua pilootprojekt kestab?
Tavaliselt 8–12 nädalat. Täpne aeg sõltub töö mahust, ligipääsudest ja meeskonna ajast.
Kes neid vastuseid vajab?
Kirjelda, kus dokumendid asuvad ja millised küsimused korduvad.